QUALIOPI

PROCESSUS CERTIFIÉ

Consultants et experts du conseil Qualité en formation professionnelle, nous proposons un accompagnement QUALIOPI : référentiel national Qualité liés au financement des actions de formations professionnelles.
Cette certification délivrée par des organismes certificateur accréditée COFRAC est un prérequis pour bénéficier des fonds de la formations professionnelles. Nos consultants formateurs indépendants accompagnent les Organismes de Formation OF. Nos experts réunissent les compétences et l’expérience nécessaires pour réaliser un accompagnement des OF concernant la QUALIOPI. Ils disposent de :
  • L’expérience des démarches qualité
  • La connaissance de l’environnement des organismes de formation,
  • De la pratique du métier de formateur en tant que formateur et OF Datadocké,
  • De la pratique du processus de certification par des organismes certificateurs accrédités COFRAC ;
L’accompagnement QUALIOPI se déroule en 7 étapes. Ces étapes sont réalisées en collaboration avec l’OF et notre consultant expert en accompagnement QUALIOPI. Ainsi, pour l’organisme de formation – OF, il s’agit de :
  1. Appréhender le référentiel de certification
  2. Réaliser un état des lieux
  3. Accompagnement de l’Organisme de Formation
  4. Former les acteurs internes
  5. Mettre en œuvre les actions
  6. Réaliser un audit à blanc / interne
  7. Planifier l’audit par un certificateur
Pour rappel l’accompagnement QUALIOPI se base sur le référentiel issu du décret n° 2019-565 du 6 juin 2019. Ce référentiel ” QUALIOPI ” aussi nommé Référentiel National Qualité, est définit par des indicateurs eux même classées par Critères (associable à des thèmes). La certification QUALIOPI est applicable aux quatre types d’action concernés par le référentiel de certification QUALIOPI :
  1. Actions de formation,
  2. Les bilans de compétences,
  3. Les actions de validation des acquis de l’expérience (VAE),
  4. Les actions de formation en apprentissage.

NOTRE ACCOMPAGNEMENT A LA CARTE

1. APPREHENDER LE REFERENTIEL DE CERTIFICATION

Une lecture du référentiel par l’organisme de formation – OF est important. En effet, bien qu’obligatoire, la certification QUALIOPI doit être un outil pour développer la culture Qualité de l’OF. Ainsi, la préparation de l’accompagnement QUALIOPI par nos experts doit se préparer en interne. La Direction et les principaux acteurs doivent comprendre les enjeux associés à la certification. Cette première étape peut être réalisée en autonomie, avec les éléments mis à disposition par les pouvoirs publics (Ministère du Travail). En complément et si besoin, nos consultants peuvent vous proposer des formations, en présentiel, à distance ou mixte, pour vous aider à vous approprier ce référentiel.

2. REALISER UN ETAT DES LIEUX

La seconde étape de l’accompagnement QUALIOPI est de réaliser un diagnostic avec nos équipes. Cela permet d’identifier les points sur lesquels vos pratiques répondent déjà aux exigences de QUALIOPI. Il s’agit aussi de mettre en lumière ceux pour lesquels vos pratiques et/ou vos documents, éléments de preuves, nécessiteront une évolution ou modification. De plus, le diagnostic de notre accompagnement QUALIOPI est utilisé pour identifier précocement les améliorations ou les nouvelles pratiques à mettre en place. Un diagnostic initial est un bon moyen permettant de vous situer et d’évaluer votre niveau de satisfaction des exigences de QUALIOPI. L’état des lieux peut être réalisé, sous forme d’auto-diagnostique, réalisé d’une grille de lecture interne ou en faisant appel à un consultant externe. A l’issue du diagnostic il est nécessaire d’établir un plan d’actions regroupant les principaux axes à traiter. Aussi, le diagnostic doit permettre de quantifier le travail et les ressources nécessaires à la mise en du référentiel QUALIOPI.

3. ACCOMPAGNEMENT DE L’ORGANISME DE FORMATION

Notre consultant met en œuvre le plan d’actions identifié lors de la seconde phase. De plus, il s’agit de débuter la mise en œuvre des premières briques de la démarche Qualité issue de QUALIOPI. Il s’agit d’accompagner vos équipes dans le déploiement de la démarche Qualité : approche par les risques, identification des dysfonctionnements, mise en place des indicateurs et critères du référentiel QUALIOPI. Le consultant intervient pour piloter la démarche de mise en place et vient apporter une aide méthodologique aux acteurs internes. De même, il assure le suivi des actions, réoriente le responsable Qualité et aide à l’arbitrage des actions.

4. FORMER LES ACTEURS INTERNES

Lors de l’accompagnement QUALIOPI le consultant réalise de la sensibilisation auprès des acteurs internes. Il s’agit d’intégrer la culture qualité au plus près des acteurs opérationnels. Ainsi, il peut aussi être réalisé une session de formation pour sensibiliser tous les acteurs de l’OF. Ainsi les exigences de QUALIOPI sont connues par l’ensemble des personnels et cela permet de développer la culture Qualité au sein de l’organisme.  

5. METTRE EN ŒUVRE LES ACTIONS

Selon le niveau de détail du plan d’actions il s’agit de le mettre en œuvre conformément aux priorités définies. Ensuite, lors du déploiement il s’agit de réajuster les actions en fonction des résultats obtenus. Cette variabilité lors de la réalisation est normale lors du déploiement d’une démarche qualité.
Cela participe à la première brique de l’amélioration continue.
Comme en formation ou comme dans d’autres projets techniques ou humains, il arrive aussi que les choses ne se déroulent comme prévu !
Le déploiement de la démarche, couplé à l’accompagnement d’un consultant Qualité et aux sessions de formation crée un système Qualité. Le référentiel national Qualité RNQ ou QUALIOPI est la trame de fond. Ses indicateurs, critères et éléments de preuve sont la source des actions à mener.

6. REALISER UN AUDIT A BLANC / INTERNE

Afin de préparer la certification et de s’assurer de la conformité des processus, procédures et organisations mises en place. Cela permet de prendre du recul à la suite de la phase de déploiement. L’audit interne est un moment de pause pour réaliser une photographie, ainsi vous pourrez contrôler le respect des exigences et vérifier la conformité de l’ensemble des prestations concernées par l’accompagnement QUALIOPI.

7. PLANIFIER L’AUDIT PAR UN CERTIFICATEUR

À la suite de l’accompagnement QUALIOPI, il est nécessaire d’être certifié. Ainsi, il faut solliciter un organisme certificateur accrédité par le COFRAC pour QUALIOPI. Le déroulement de l’audit de certification QUALIOPI est le suivant :
  1. Transmission des éléments à l’organisme certificateur (cf. Liste)
  2. Proposition d’un plan d’audit
  3. Réunion d’ouverture de l’audit QUALIOPI
  4. Réalisation d’entretien (AUDIT)
  5. Synthèse des constats
  6. Réunion de clôture
  7. Proposition de certification par l’auditeur
  8. Décision de certification par l’organisme certificateur
  9. Certification pour une durée de 3 ans.